Binnen het tenderteam van de afdeling Klant & Markt werkt Mobilis met ChatTBI. Klant & Markt heeft samen met de afdeling Informatiemanagement het initiatief genomen om met behulp van AI het tenderproces te vernieuwen. ChatTBI is geheel in eigen huis ontwikkeld. Met ChatTBI is Mobilis in staat de tenderprocessen aanzienlijk te optimaliseren: slimme analyses uitvoeren, snel informatie terugvinden in aanbestedingen, de belangrijkste risico’s inzichtelijk maken en op basis daarvan sneller een strategie bepalen. Daarnaast helpt ChatTBI om het bouwproces slimmer te maken. Kirsten Smit (tendercoördinator bij de afdeling Klant & Markt) en Remy Brand (informatiemanager) vertellen meer over deze innovatie.
Wat ChatTBI doet
ChatTBI is een AI-chattoepassing die sinds de zomer van 2023 binnen Mobilis volop wordt gebruikt. De tool draait binnen de beveiligde Azure-omgeving van het bedrijf en maakt het mogelijk om snel, effectiever en veilig ideeën te genereren voor EMVI-plannen. ChatTBI analyseert interne kennis, ervaring en documentatie en ondersteunt bij het schrijven van onderscheidende inschrijvingen, waardoor het concurrentievoordeel wordt vergroot. De focus ligt op het efficiënt analyseren en genereren van informatie, waardoor het tenderproces aanzienlijk wordt versneld.
De aanleiding: kansen in het EMVI-archief
“Mobilis wilde het rijke EMVI-archief beter benutten en onderzocht samen met Informatiemanagement hoe AI daarbij kon helpen,” legt Kirsten uit. Door te kiezen voor een intern ontwikkelde oplossing blijft alle kennis binnen de organisatie en wordt optimaal gebruikgemaakt van aanwezige expertise. Het resultaat is een veilige AI-toepassing die in eigen huis is ontwikkeld.
De ontwikkeling van de innovatie
Bijna drie jaar geleden startte Mobilis met een proof of concept waarbij een werkend chatplatform werd opgeleverd dat draait op een taalmodel van OpenAI. De documenten staan op de eigen SharePoint-omgeving en via een gebruiksvriendelijke front-end kunnen tenderteams nu direct EMVI-documenten doorzoeken en analyseren. Deze technische vernieuwing vroeg om pionierschap: de programmatuur was net beschikbaar en er was weinig ervaring. Veel moest zelf worden uitgevonden, maar juist daardoor vervulde Mobilis een echte voortrekkersrol.
Remy: “De grootste uitdagingen waren technisch van aard. De technologie was destijds nieuw en er was weinig ervaring, niet alleen binnen het team, maar ook daarbuiten was nauwelijks kennis of praktijkervaring beschikbaar. We moesten dus echt pionieren en veel zelf uitzoeken. Daarnaast was het belangrijk collega’s te overtuigen van de meerwaarde van de nieuwe aanpak. AI wordt door veel mensen nog als spannend ervaren en dataveiligheid is een belangrijk aandachtspunt. Mobilis pakt dit aan door transparant te communiceren, de werking van ChatTBI uit te leggen en praktijkvoorbeelden te tonen. Dat creëert vertrouwen.”
De resultaten: sneller, slimmer en leuker werken
Kirsten: “ChatTBI toont direct effect. Antwoorden, samenvattingen en analyses verschijnen binnen enkele seconden op het scherm. De tool is nog in ontwikkeling, maar levert nu al enorme tijdwinst bij het doorzoeken van oude aanbestedingsdocumenten. Dit bespaart veel zoektijd en maakt het werk efficiënter én leuker.” Medewerkers zijn veel minder schrijftijd kwijt aan analyses en krijgen inspiratie van de voorstellen die ChatTBI genereert. Bovendien is de contractscan inmiddels geautomatiseerd en verloopt het inwerken van nieuwe collega’s sneller.
Het experimenteren met AI in een veilige omgeving heeft Mobilis geïnspireerd en laten zien dat er veel potentieel is om het hele bouwproces slimmer en verder te automatiseren. “De volgende stap is het verder ontwikkelen van het EMVI-proces door aanvullende tools te integreren en deze aanpak uit te rollen naar andere afdelingen, ” legt Remy uit. Dankzij de interne afdeling Informatiemanagement blijft Mobilis flexibel en kan maatwerk worden geleverd. De huidige aanpak bevalt uitstekend; er is geen aanleiding dit in de toekomst anders te doen.
Lessen voor andere bouwbedrijven
Andere bouwbedrijven kunnen leren van de succesvolle samenwerking tussen de afdelingen. Door afdelingen te verbinden, ontstaat een geheel nieuwe toepassing die waarde toevoegt aan het hele bedrijfsproces. De aanpak werkt als een olievlek en laat zien dat innovatie en samenwerking hand in hand gaan. Bovendien loont het om te investeren in interne kennis en ontwikkeling.
Mobilis is een vooraanstaande civiele aannemer die al 125 jaar bouwt aan indrukwekkende infrastructuurprojecten. We werken aan een veilige oversteek over (vaar)wegen en het spoor voor mens en dier, en bouwen en vernieuwen de fysieke leefomgeving. Met renovatie en onderhoud van historische infrawerken behouden we deze voor de toekomst. Samen met onze partners werken we aan waterbeheer en -kwaliteit zodat we droge voeten houden en over schoon water beschikken. Om aan de toenemende energiebehoefte te voldoen bouwen we mee aan hoogspanningsstations en locaties voor duurzame energie. De industrie met specialistische processen moet kunnen vertrouwen op een sterk, betrouwbaar en onderhoudsvrij fundament.
